Nous avons tous déjà vécu ces journées où les distractions s’enchaînent et où il devient difficile de rester concentré sur nos tâches les plus importantes. Notifications incessantes, multitâche inefficace, espaces de travail encombrés… Autant d’obstacles qui nous empêchent de rendre nos journées fructueuses… Mais pas de panique ! Dans cet article, nous allons partager 10 conseils simples pour gagner en productivité. Être plus efficace dans son travail tout en minimisant les distractions est à portée de main, il suffit simplement d’intégrer certaines techniques au quotidien. Que vous souhaitiez mieux gérer votre temps, organiser vos tâches ou améliorer votre environnement de travail, ces astuces vous permettront de maximiser votre efficacité au quotidien.
Ainsi, découvrez 5 conseils simples à adopter dès aujourd’hui ainsi que 5 techniques à tester et à intégrer dans votre quotidien pour travailler plus intelligemment.
Adopter une bonne hygiène de vie
Pour être véritablement efficace au travail, une bonne hygiène de vie est essentielle. Un sommeil réparateur, une alimentation équilibrée et une activité physique régulière sont les fondements d’une productivité durable.
En effet, veiller à bien dormir et à prendre soin de votre corps permet de rester concentré et énergique tout au long de la journée, vous aidant ainsi à accomplir vos tâches de manière plus efficace et à optimiser votre performance professionnelle.
Comme l’illustre le schéma ci-dessous, l’hygiène de vie intègre également deux autres dimensions essentielles : la relaxation/détente et le lien social. Ces aspects, tout aussi importants que le sommeil et l’alimentation, ne doivent pas être négligés, comme nous l’expliquerons en détail dans la suite de cet article.
Planifier des pauses et des moments de distractions
À première vue, planifier des pauses et des moments de distraction peut sembler contradictoire avec l’idée de travailler plus efficacement. Cependant, ces moments sont cruciaux pour améliorer votre productivité au travail.
Sans pause, le cerveau s’épuise, ce qui nuit à votre capacité à rester concentré sur vos tâches les plus importantes. Par ailleurs, si vous souhaitez optimiser l’oxygénation de votre cerveau, l’une de nos solutions revitalisantes permet de multiplier par 16 la capacité de vos cellules à capter l’oxygène.
En intégrant des pauses régulières dans votre journée de travail, vous permettez à votre esprit de se régénérer, favorisant ainsi une meilleure gestion du temps et une réduction des distractions. Cela peut vous aider à traiter vos tâches plus rapidement tout en restant plus efficace dans votre travail. Parmi les cinq techniques que nous partageons dans cet article pour améliorer votre efficacité au travail, vous découvrirez comment les pauses, loin d’être une perte de temps, s’avèrent en réalité un allié essentiel pour travailler de manière plus productive et efficace.
Aussi, ces courtes périodes de déconnexion peuvent se traduire par une pause de 15 minutes (détente/relaxation), une marche en plein air (activité physique) ou un échange en discutant avec un collègue (lien social). La planification est donc la clef pour des pauses bénéfiques.
Faire du multitâche, ça fait tâche…
Le multitâche est souvent perçu comme une compétence précieuse dans le monde professionnel moderne, mais il peut en réalité nuire à votre productivité. En tentant de jongler avec plusieurs tâches à la fois, vous risquez de diluer votre concentration et de diminuer la qualité de votre travail. Les études montrent que le cerveau humain est conçu pour se concentrer sur une seule tâche à la fois, et lorsqu’il est sollicité par des distractions (exemple avec les notifications d’un téléphone), il met plus de temps à rétablir sa concentration.
En choisissant de travailler sur une seule mission, vous pouvez non seulement être plus efficace, mais aussi accomplir des projets plus complexes avec une meilleure clarté d’esprit. En vous concentrant sur les tâches urgentes et en évitant d’être débordé, vous maximisez votre productivité et améliorez la qualité de votre travail. De ce fait, privilégiez une approche axée sur la concentration, cette méthode vous permettra d’être plus satisfait de vos réalisations.
Veiller à avoir un espace de travail bien rangé
Avoir un espace de travail bien rangé, c’est la fondation essentielle pour une journée sous le signe de la productivité. Un bureau organisé permet de limiter les distractions, de trouver rapidement ce dont vous avez besoin, et de se concentrer pleinement sur les tâches les plus importantes. Quand tout est à sa place, vous gagnez en clarté mentale et vous abordez la journée de travail avec plus de sérénité. Et ce n’est pas juste une question d’esthétique – un environnement de travail ordonné permet de travailler plus intelligemment et de mieux gérer son temps, ce qui, à terme, booste considérablement la productivité.
Prendre quelques minutes régulièrement pour ranger son espace de travail fait toute la différence. Cela permet non seulement d’éviter le stress de dernière minute en cherchant un document ou un outil, mais aussi de créer un flux de travail plus fluide et plus efficace. Avec un bureau bien rangé, vous pourrez vous concentrer sur l’essentiel et avancer plus rapidement sur les tâches prioritaires. Et en prime, cela réduit la fatigue mentale, car un environnement de travail propre et ordonné aide à maintenir un esprit clair et équilibré tout au long de la journée.
Déléguer intelligemment pour ne pas se surcharger
Déléguer intelligemment est une pratique essentielle pour éviter de se surcharger et rester productif au travail. Contrairement à l’idée reçue que gérer toutes ses tâches soi-même est le signe d’une grande efficacité, le fait de vouloir tout contrôler peut rapidement mener à l’épuisement et à une baisse de performance. En identifiant les tâches qui peuvent être confiées à d’autres, vous optimisez votre temps et vos ressources, vous permettant de vous concentrer sur les priorités les plus stratégiques.
Déléguer ne signifie pas simplement se décharger d’une tâche, mais plutôt attribuer celle-ci à la personne la plus compétente pour la réaliser. Cela exige une analyse précise des compétences et des forces au sein de l’équipe. Une délégation bien pensée permet ainsi d’améliorer la productivité globale tout en favorisant une gestion du temps plus équilibrée. En adoptant cette approche, vous réduisez les risques de surcharge et créez un environnement de travail plus efficace, où chacun contribue de manière optimale sans se sentir dépassé par une quantité excessive de responsabilités.
Cette démarche permet également de renforcer la cohésion d’équipe et d’encourager l’autonomie, tout en assurant que vous restez concentré sur les tâches les plus importantes. Une gestion intelligente des tâches à déléguer vous aide à maintenir un flux de travail plus fluide, tout en maximisant votre impact sur les projets clés.
Maintenant que vous avez lu nos 5 conseils pour être plus efficace au travail, découvrez nos 5 techniques de gestion du temps pour une productivité optimale !
La technique Pomodoro
La Technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Le nom « Pomodoro » est le mot italien pour « tomate » et fait référence au minuteur de cuisine en forme de tomate que Cirillo utilisait pendant ses années étudiantes.
Cette méthode est simple et repose sur l’idée de diviser le temps de travail en intervalles précis séparés par de courtes pauses :
- Sélectionnez une mission sur laquelle vous devez travailler.
- Réglez une alarme (« Pomodoro ») sur 25 minutes. Travaillez tout le long de cette durée jusqu’à ce que votre sonnerie retentisse.
- Faites une pause de 5 minutes, puis réglez à nouveau votre sonnerie et travaillez.
- Tous les quatre Pomodoros, faites une pause plus longue de 15 à 30 minutes. Cette méthode vous permet de travailler avec le temps plutôt que contre lui. Il vous aide à rester concentré et productif tout en prévenant la fatigue mentale et la procrastination.
Faire de la cohérence cardiaque
Pratiquer la respiration en cohérence cardiaque est une solution extrêmement efficace pour obtenir un apaisement immédiat chez une personne. La technique que vous allez découvrir permet de diminuer une crise de panique débutante ou un pic de stress instantanément. Pratiquée régulièrement, elle offre des bénéfices sur le long terme, notamment une baisse significative du niveau de cortisol (l’hormone du stress).
Comment fonctionne-t-elle ? La cohérence cardiaque se pratique selon la règle du 365 : 3 fois par jour, 6 respirations par minutes, pendant 5 minutes. Cette technique simple de par son aspect demande tout de même de l’entrainement et est d’autant plus efficace si elle est encadrée par un professionnel.
En effet, cette solution d’apaisement requiert une respiration ventrale et non pulmonaire qu’un expert chez beOtop peut facilement animer et encadrer auprès de personnes débutantes.
La technique « Eat the Frog »
« Si votre boulot c’est de manger une grenouille, il vaut mieux que ce soit la première chose que vous fassiez chaque matin. Si votre boulot c’est d’en manger deux, il vaut mieux commencer par la plus grosse. »
Mark Twain
En français, cette expression signifie littéralement « manger la grenouille ». Vous vous en doutez, il s’agit d’une métaphore pour inciter une personne à s’attaquer à la « grenouille », c’est-à-dire s’attaquer aux tâches les plus redoutées directement dès le début de la journée.
Cette méthode repose sur le fait qu’après avoir accompli des tâches difficiles ou peu motivantes le matin, le reste de la journée s’orientera vers un vecteur de satisfaction, d’énergie et de productivité.
Pour appliquer la méthode « Eat the Frog », vous devez créer une liste d’objectifs divisés en différentes catégories dans l’ordre suivant :
- Les objectifs redoutés et impératifs
- Les objectifs appréciés et impératifs
- Les objectifs redoutés mais non indispensables à la bonne réalisation du travail
- Les objectifs appréciés mais non indispensables à la bonne réalisation du travail
Pour optimiser cette technique, il est recommandé d’intégrer des pauses de 15 à 30 minutes entre chaque catégorie selon le niveau de difficulté de la tâche associée.
La loi de Pareto
C’est l’économiste italien Vilfredo Pareto qui a mis l’accent sur ce principe au début du XXe siècle en analysant les données fiscales de diffé000rents pays (Italie et autres pays européens) pour comprendre la répartition des richesses. Il établit le constat que 80 % de la richesse appartenait à 20 % de la population.
Cette loi devient alors connue sous le nom de loi de Pareto ou loi des 80/20, décrivant donc une règle selon laquelle environ 20 % des causes produisent 80 % des effets. Ce principe se vérifie dans de nombreuses situations de la vie quotidienne mais également dans la vie de l’entreprise.
Cette loi est-elle utile pour gagner en efficacité au travail ? Oui !
Pour se faire, il vous faudra identifier les 20% d’efforts qui entraineront 80% de résultats. En pratique, la loi de Pareto enseigne qu’il vaut mieux concentrer ses efforts sur les quelques causes essentielles ayant un impact prépondérant pour gagner en efficacité.
Si nous devions donner un exemple issu du cadre d’une entreprise, cela revient à dire qu’il est préférable de s’occuper des 20 % de clients qui font 80 % du chiffre d’affaires que des autres.
Ce principe ne sous entend pas d’abandonner les 80% restants, mais plutôt se pencher dessus une fois que les 20% les plus importants sont définitivement achevés.
La règle du 52/17
Beaucoup de personnes sont persuadées que la meilleure façon d’augmenter la productivité est de travailler de longues heures avec acharnement sans jamais faire une seule pause. La règle du 52/17 montre que cette perception de la performance au travail est erronée.
Comme son nom l’indique, la règle 52/17 implique de travailler 52 minutes et de déconnecter 17 minutes.
Cette méthode facile à mettre en œuvre vous aidera à augmenter efficacement votre productivité. Si vous utilisez cette technique à bon escient, vous augmenterez votre créativité et votre ingéniosité dans vos activités professionnelles quotidiennes.
Vue sous cet angle, la règle 52/17 est très similaire dans son principe à la technique Pomodoro mais les temps de pause et les temps actifs sont différents, ce qui peut plaire ou non selon les profils.
Pour que cette règle fonctionne, il vous faudra respecter 3 critères essentiels :
- Être focus dans vos objectifs pendant 52 minutes, ceci implique un environnement de travail calme sans distraction possible.
- Déconnecter véritablement pendant 17 minutes. Un telle déconnexion demande de ne pas utiliser d’écrans (téléphone, ordinateur…) et de libérer votre esprit avec une marche, de la lecture, ou encore fermer les yeux pour vous recentrer.
- Une habitude à prendre au quotidien ; sans doute aurez-vous des difficultés à respecter minutieusement les temps impartis le 1er jour, mais avec de la patience et de l’entrainement vous habituerez votre cerveau à fonctionner en 52/17.
Comment éviter les distractions et augmenter la productivité au travail ?
Pour éviter les distractions et être plus efficace au travail, désactivez les notifications de votre téléphone et ordinateur. De plus, travailler dans un environnement calme et bien rangé permet de mieux se concentrer sur les tâches les plus importantes.
Enfin, planifier les moments où vous consultez vos emails et messages aide également à minimiser les interruptions et à maintenir une productivité élevée.
Quelle est la technique Pomodoro et comment aide-t-elle à être plus efficace ?
La technique Pomodoro consiste à travailler par intervalles de 25 minutes suivis de 5 minutes de pause, cela constitue un cycle “pomodoro”. Après 4 cycles, prendre une pause plus longue ne dépassant pas 30 minutes.
En segmentant la journée de travail en périodes de travail intense, entrecoupées de courtes pauses, cette méthode permet de rester plus productif sur une plus longue période sans épuisement.
En quoi consiste la technique "Eat the Frog" et pourquoi est-elle efficace ?
« Eat the Frog » consiste à commencer votre journée de travail par les tâches les plus importantes et les plus difficiles.
Ainsi, en réalisant d’abord les tâches les plus redoutées, vous libérez votre esprit pour le reste de la journée et pouvez travailler plus efficacement sur les tâches moins importantes.
Cette technique améliore la productivité en réduisant la procrastination et en vous donnant un sentiment d’accomplissement dès le début de la journée.
Comment appliquer la loi de Pareto pour améliorer l'efficacité au travail ?
La loi de Pareto, ou règle des 80/20, suggère que 80% des résultats proviennent de 20% des efforts. Pour être plus efficace au travail, identifiez les tâches les plus importantes qui génèrent le plus d’impact et concentrez-y vos efforts.
Cela permet de travailler plus intelligemment en maximisant les résultats avec moins d’efforts. Une bonne gestion du temps et la capacité de déléguer certaines tâches moins importantes vous aide aussi à appliquer cette loi.
Quelle est l'importance de faire des pauses régulières selon la règle du 52/17 ?
La règle du 52/17 recommande de travailler pendant 52 minutes puis de prendre une pause de 17 minutes.
Cette méthode aide à maintenir une productivité élevée tout au long de la journée en évitant la fatigue et en permettant de se reposer mentalement.
Prendre des pauses régulières améliore la créativité, la concentration et le bien-être physique et mental, contribuant ainsi à une meilleure efficacité au travail.
Quels sont les bienfaits de la cohérence cardiaque sur la productivité ?
La cohérence cardiaque, pratiquée trois fois par jour pendant 5 minutes, aide à :
- canaliser son état émotionnel ;
- réduire son stress ;
- améliorer son bien-être physique et mental.
Cette technique de respiration contrôlée favorise un état de calme et de concentration, ce qui permet d’être plus productif et efficace au travail.
De ce fait, en intégrant la cohérence cardiaque dans votre routine quotidienne, vous saurez mieux gérer les moments de stress et maintenir une productivité constante.
